Не тратьте время на печать и доставку документов.

Накладные, счета-фактуры создавайте как обычно или прямо в СБИС. Один клик - и они у клиента. Он подписывает их электронной подписью и отправляет вам. В итоге у вас и у него полный комплект подписанных юридически значимых документов. Аналогично можно организовать электронный документооборот не только для компаний, но и для сотрудников, и даже для обыкновенных людей, независимо от того, зарегистрированы они в СБИС или нет.

Редактируйте и подписывайте на любом устройстве.

Встроенные в СБИС средства позволяют вам создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты…) на телефоне, планшете или компьютере. С облачной подписью вы легко заверите документы на любом из этих устройств.

Обсуждайте и редактируйте документы с партнерами онлайн.

Вы отправили договор клиенту, но у него возникли вопросы по тексту - обсудить все замечания можно в чате по документу. Здесь же можно организовать видеконференцию или отправить видеосообщение. Отредактируйте совместно текст договора в online-редакторе или в GoogleDocs – СБИС сохранит все версии и историю изменений документа, зафиксирует результаты всех обсуждений и видеоконференций в ленте событий электронного документооборота.

Подписание инструкций, приказов и других внутренних документов.

Журнал учета инструктажа по технике безопасности, по пожарной безопасности, заявление на отпуск, приказ об изменении штатного расписания, оклада сотрудника - сколько бумаг мы должны оформлять в нашей повседневной работе. Используя электронный документооборот СБИС, вы можете сами выдать сотрудникам электронную подпись для заверения внутренних документов и навсегда избавить себя от беготни с оформлением и сбором подписей под этими не всегда нужными нам бумагами.

Сверьте документы с контрагентом и сведите к нулю налоговые риски.

С 2015 года налоговые органы тотально сверяют книги покупок/продаж между контрагентами. Расхождения могут привести к проверкам. СБИС тщательно проверяет форму документа ваших поставщиков, реквизиты, подписи. Вы будете получать через электронный документооборот только корректную «первичку», которую налоговая при проверке точно не «отбракует». СБИС может сверить ваши документы с книгами покупок/продаж ваших контрагентов до того, как это сделает налоговая служба, и заранее предупредит вас о возможных расхождениях.

Архив электронных и бумажных документов.

Хранить бумажные документы неудобно – они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный архив СБИС решает все эти проблемы. Хранить документы в СБИС даже надежнее, чем на локальном компьютере. Сервера СБИС находятся в тщательно защищенном дата-центре. 

В СБИС удобно хранить и бумажные документы. Один раз сделайте скан и работайте дальше уже с ним (их принимает даже налоговая). А для связи электронного документооборота с бумажным отлично подойдет QR-код, который СБИС напечатает на документе.

Легкая интеграция.

Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Мы можем выполнить стыковку электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, не затрагивая работу ваших сотрудников:

·         Для самых популярных систем (1С, SAP) у нас есть готовые коннекторы, позволяющие отправлять, получать документы, видеть их актуальное состояние.

·         Если у вас специфичная система, просто выгрузите документы в любом формализованном виде. СБИС возьмет на себя их конвертацию в форматы ФНС, подписание и отправку. Причем будет делать это автоматически и незаметно для вас.

·         Для интеграции с крупными корпоративными системами СБИС обладает инструментами API, позволяющими решать прикладные задачи любой сложности. Например, встраивать работу с электронными документами в уже действующие корпоративные веб-порталы.

 Госорганам тоже удобнее работать с электронными документами.

 Хранящиеся в СБИС электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую их удобно отправить через интернет: получив истребование, просто выберите нужные документы из списка и нажмите «Отправить». Далее СБИС сам сделает опись, все отправит и уведомит вас о приеме документов инспектором.